Open Rock

L'avant soirée :

• [Guillaume] Faire la liste des courses de boissons pour 200 personnes. La liste sera validée auprès de Miguel & Cynthia
• [Guillaume] Déclarer la soirée à la SACEM.
• [Guillaume] Autorisation de buvette
• Aller chercher les courses boissons
• Les tickets softs et alcools seront identiques : le prix des boissons se comptera sur la base de tickets d'un euro. Les produits de nettoyage sont inutiles : des produits d'entretien sont en cuisine et un service d'entretien nettoiera la salle. Il faudra passer simplement le balais
• Inventaire des courses de fournitures à prendre / acheter :
  • carnet à souche pour comptabiliser les softs offerts et donc les entrées (1200 tickets à prévoir pour les boissons))
  • coupon vestiaire (il nous en reste de la soirée du District)
  • porte manteau (la salle a 82 portes-manteaux et 3 portiques) Stéphanie a un portique qu'elle propose de nous préter.
  • caisse plastique ikea pour sotcker les fournitures des soirées
  • achat d'une caisse bar (Basile a la deuxième carte métro)
  • sopalain
  • serviettes
  • assiettes
  • gobelets
  • café pour bénévoles
  • calculette pour faire les comptes
  • sacs poubelle
  • couteaux
  • paire de ciseaux
  • scotch
  • papier
  • crayons
  • pansements
  • bonbons
  • biscuits salés/sucrés

• L'accès au parking de la salle de sport ne peut pas se faire par le portail. Il faudra faire le tour
• [Guillaume] : A faire : fiches boissons (préciser que les tickets sont non remboursables), fiche entrée, fiches portiques vestiaires, fiche vêtements trouvés, fiche vestiaire plein, fiches planning
• [Cynthia] : Fiches mailing list
  [François] : Si possible, faire une playlist des morceaux qui comptent être diffusés

Le jour J

• la majeure partie des personnes présentes à la réunion proposent de faire entrée libre à partir d'une heure du matin au lieu de deux heures
• ramener les courses fournitures et boissons à la salle
• si des photos sont prises, essayer de prendre autant de photos des danseurs extérieurs à l'asso que des adhérents
• aller chercher les clés / alarme : les clés sont à prendre la veille avant 17h30.
• préparation de la salle
• tables pour les postes
• faire une annonce pour la soirée Ch'ti rock du 17 février (si la soirée est confirmée à cette date).
• une rangée de table pour les danseurs
• préparer portiques vestiaires avec affiche et numéros
• installer des chaises
• le bar sera à côté des frigos
• Indiquer au bénévoles gérant le bar en fin de soirée d'écouler les conditionnements ouverts qui ne sont pas repris

Planning prévisionnel soumis à modification

L'après soirée

• rangement et nettoyage de la salle
• [Basile et Cynthia] : Faire les caisses
• ramener le surplus de boisson pour remboursement
• payer la SACEM